学生時代の修学旅行の時は、宿泊施設は個室などが充てられることはありませんでした。グループが作られ、グループごとに数人の部屋に宿泊するのが一般的でした。もちろんその方が宿泊料金が安く済みます。すべてを学校側が出すわけではなく、保護者などが料金を負担します。
できるだけリーズナブルに利用できるように工夫するためでしょう。社会人などになると、さすがに集団部屋などが少なくなるかもしれません。でも、旅館によっては個室もあれば集団部屋もあります。団体で利用するとき、どちらのタイプを利用するかの選択があります。
安さを優先するならやはり団体部屋でしょう。一人当たりの料金を大きく減らすことができます。しかし快適さを優先するなら個別タイプの部屋の方がいいこともあります。夜に大勢で適当に騒ぎたい、話をしたい、ゲームなどで盛り上がりたいのであれば、大部屋を選ぶようにします。
一方、複数の家族がいくつか参加するような場合は、それぞれの家族で一室が利用できるような部屋割りにするのが良いでしょう。料金は少し高くなりますが、プライバシーが守られるので参加もしやすくなります。参加者の意見なども聞いて検討するようにしましょう。